Maman organisée: Le petit guide sur comment classer ta paperasse!
Faites-vous partie de celles qui ont dédié un tiroir de la cuisine aux enveloppes qui s’accumulent (que vous n’osez plus ouvrir d’ailleurs parce que les papiers risquent d’exploser)?
Êtes-vous de celles qui savent pertinemment avoir fait la demande du certificat de naissance de son bébé il y a plusieurs mois, qui ont un vague souvenir de l’avoir reçu, mais qui n’ont aucune idée de l’endroit où il se trouve au moment de lire ces lignes?
Est-ce que toutes les photos de 0 à 2 ans de votre petit se trouve dans votre précieux téléphone?
Eh bien pas moi!
Je suis plutôt dans le camp de celles qui organisent un peu trop, mais qui s’en félicite lorsque fifille m’avise qu’elle a besoin d’une photo d’elle lorsqu’elle était bébé 10 minutes avant de prendre l’autobus ou quand il faut fournir les 3 derniers chiffres du numéro d’assurance social, le numéro de police d’assurance et le revenu brut des 3 derniers rapports d’impôt pour ouvrir un simple compte de banque!
J’ai envie de vous faire profiter des trucs de classement et d’organisation que j’applique depuis une douzaine d’années et qui me font économiser un temps fou!
Voici mes trucs efficaces pour être une maman organisée avec la paperasse…
Maman organisée: Le petit guide sur comment classer ta paperasse (photos, documents importants, factures, et plus)!
Matériel nécessaire pour Maman organisée
- un petit classeur (1 ou 2 tiroirs, qui se barre ou non)
- des dossiers de classement
- un petit coffre-fort ignifuge
- une agrafeuse
- un surligneur
- une déchiqueteuse
- quelques clés USB
- et la fiche qui est ici
Méthode Maman organisée
Il faut savoir que ça va demander du temps la première fois que vous faites la méthode Maman organisée, surtout si vous éparpillez vos papiers et factures de la cave au grenier.
Il s’agira donc de la première étape: prenez une longue marche dans la maison avec une boîte de carton. Mettez-y toutes les factures, documents importants, contrats, garanties, modes d’emploi, et autres.
Lorsque c’est fait, il faut préparer un dossier pour chacune des catégories:
Électricité, téléphone, câble, internet, assurances, banque, hypothèque, garantie, impôts en cours, archives des impôts, sans oublier un dossier pour chacun des membres de la famille (incluant le chien!).
Évidemment, ça varie légèrement selon les services pour lesquels vous payez, mais ça donne une bonne idée de départ.
Oh et personnellement, j’ai ajouté un dossier « maison » dans lequel se retrouvent les échantillons de couleur et de revêtements de plancher, les factures de rénovations, et autres. Si on vend notre maison un jour, on pourra refiler ce dossier au prochain propriétaire qui en sera heureux, je vous le jure!
Ensuite, à l’aide de la liste de conservation des documents mentionnée plus haut, on s’attaque au classement et on ne conserve que ce qui est nécessaire. Le reste sera déchiqueté et mis au compost!
Mon petit truc Maman organisée, c’est d’agrafer les factures de la même année ensemble. C’est beaucoup plus rapide ensuite quand je fais le tour de mon classeur pour enlever les factures qu’il n’est plus nécessaire de conserver.
Dans les dossiers des enfants, on retrouve entre autres leur contrat d’assurance-vie, de REEE (épargne études), leur carnet de natation, et le certificat de baptême.
Mais pourquoi un coffre-fort?
Certains documents sont beaucoup plus importants et comme maman organisée on se doit de les mettre dans un endroit sûr pour éviter de les perdre, pour éviter que quelqu’un de mal intentionné tombe dessus, mais surtout pour qu’ils restent intacts en cas de désastre d’où la nécessité de posséder un petit coffre-fort ignifuge (à l’épreuve du feu, ça se vend dans les magasins grande surface pour une quarantaine de dollars au Québec).
Comme maman organisée, on y rangera précieusement les documents suivants:
- une copie des testaments
- les cartes d’assurance-social
- les certificats de naissance et le certificat de mariage
- les carnets de vaccination
- les passeports.
Mais la chose la plus importante à mettre dans ce petit coffre, ce sont les clés USB contenant vos photos. En cas d’incendie, on peut facilement racheter un sofa ou commander un nouveau permis de conduire, mais tous les souvenirs partiront en fumée.
Comment organiser et conserver les photos façon Maman organisée?
J’ai un truc de maman organisée bien simple, mais efficace:
Sur mon bureau d’ordinateur, j’ai un dossier nommé « photos » à l’intérieur duquel je classe mes photos par événement.
Je crée donc plusieurs dossiers et pour les nommer, je mets d’abord l’année, le mois, le jour et le nom de l’événement (par exemple : 2018-10-01 compétition de danse fifille). De cette façon, les dossiers se placent naturellement en ordre.
Régulièrement, nous transférons nos photos et vidéos de notre téléphone dans ce dossier et quelques fois par année, on transfère le dossier complet sur une clé USB sur laquelle on inscrit l’année. J’ai également numérisé les plus belles photos papiers de mes albums pour en avoir une copie dans mon coffre-fort.
Pour la paperasse numérique?
J’ai justement réalisé dernièrement que nous nous tournons de plus en plus vers le « vert » et qu’on demande les relevés numériques plutôt que papier. J’ai donc organisé ma boîte de courriel (ça pourrait également être une clé USB dédié à la paperasse numérique d’ailleurs) de la même façon Maman organisée que mon classeur:
Un fichier pour chaque fournisseur et lorsque la facture est payée, je la glisse dans le fichier.
Sur ce, bonne organisation!
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Blogueuse Récits de parents chez Je Materne
Bachelière en enseignement primaire et préscolaire, enseignante de français langue seconde auprès des militaires, Véronique est avant tout amoureuse folle de son homme. Ils sont parents de 5 enfants dont un couple de jumeaux: un garçon plein de vie et une fille qui a mis ses ailes à la 24e semaine de grossesse.
Écrivaine refoulée, blogueuse dans l’âme sur Mes Billets Doux, c’est avec grand plaisir qu’elle a envie de partager ses Récits de parents, entre autres ceux dont on ne parle pas assez.
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